遠程辦公第一天,這七點最關鍵
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2020-02-03 12:16    文章來源:任向暉 湖畔大學
文章摘要:疫情仍在繼續,但從今天開始,很多企業開始啟動在家辦公模式,“遠程辦公”的協同與效率如何保障?

疫情仍在繼續,但從今天開始,很多企業開始啟動在家辦公模式,“遠程辦公”的協同與效率如何保障?

目前,遠程辦公、在線協同的工具箱已經非常豐富,從綜合性的釘釘、企業微信,到各有所長的Zoom、Slack、明道云、石墨文檔等。許多企業都在疫情階段免費提供自己的產品,可支持群聊、在線文檔編輯、語音視頻會議等形式。
工具品種豐富,但遠程協作成效如何,可能取決于更多其他的因素。
隔離在家辦公是一個特殊時期的特殊場景。這個特殊場景里,適應于傳統辦公環境的人突然進入“自我管理”模式,可能會面臨許多挑戰。

比如:目標缺失——由于部分商業活動停止,客戶需求變化,隔離在家的同事有可能不知從何做起;溝通障礙——原本面對面幾句話解決的問題,變成在線辦公軟件上斷斷續續的回復;效率低下——大部分人跟家人在一起,很難避免被打擾;溫度缺失——如果此前沒有訓練,大部分人在一直跟電腦和手機說話的狀態下,容易引發不耐煩和焦慮情緒。

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對此,湖畔大學一屆學員、明道云創始人任向暉根據自己的從業經驗給出了一些建議。他覺得企業遠程辦公要解決三件事情:
1、明確要干什么;
2、約定協作方式——影響遠程協作成效最大的因素并不在于工具有多么先進,而是來自于協作方式的事先約定和大家是否遵守;
3、每個人自我管理——這個因人而異,比如愛喝水的任向暉為了減少在家里移動取水的動作,在電腦邊放了一個巨大的水杯。 以下是任向暉的建議:

疫情終會過去,但在線協同辦公可能會是越來越多企業、越來越多從一線城市回到二三線老家工作的優秀人才的選擇,有可能變成一種主流模式。針對這次特殊的隔離辦公協同場景,我建議大家要盡量做到以下七點: 

01.明確工作時間
即使隔離在家,也需要有一個上下班時間規范,讓“到崗”和“離崗”這個過程更加顯性。在家辦公節省了通勤時間,可以讓團隊在排班上具有更強的彈性。服務型團隊排期后,也許可以提供更長的對外服務時間。 

02.明確工作任務
遠程工作出于提高協作成效的目的,通常要求工作任務的分配、接收和溝通有更清晰的結構,能夠一次闡明的,就不再做分散溝通。
一個相對完善的工作任務信息應該包括:

1)任務所指向的目的,

2)任務描述,

3)任務要達成的結果,

4)完成時限,

5)成員構成,包括單一的明確負責人。如果有沖突性任務存在,還需要給出任務優先級。
任務一旦接受開始執行后,圍繞任務執行進度、問題和計劃的溝通就要基于這個書面記錄。通過統一使用某個任務協作平臺,讓相關溝通內容能夠統一匯總到一起。 

03.明確響應和反饋時間
遠程辦公最明顯的阻力就在于同事之間對響應時間的期待變得不確定,它帶來的負面結果是成員會怯于提出問題,同時又增加焦慮感。
解決這個問題最重要的溝通習慣是“明確指明響應時間要求“,例如,發起者應該說“這是A客戶的需求,請在下午3點前反饋可行性”。
當然,反饋和響應并不都是越快越好,而是根據工作性質給出合理的緩沖時間。因為企業中彼此協作的關系鏈有時候會很多,所以這個約定一般應該由下至上進行,而不是從公司層面進行統一規定。
 
04.明確匯報模式
匯報的約定包括匯報頻率和匯報內容。頻率可以根據工作性質來決定,但匯報內容有個參考的公共方式,那就是工作完成內容(Progress),工作遇到的問題(Problem),以及下一周期的工作計劃(Plan)。任何崗位的工作,用這個框架來進行匯報,效果肯定差不了。
另外,工作匯報同樣建議在一定范圍內公開透明,盡量讓所有人都周知每位成員的工作匯報內容,而不是只給經理人員的管道式匯報。 

05.檢查監督不能完全缺位
即使在倡導“自我管理”的互聯網公司,“檢查和監督”也不能完全缺位。因為任何人都很難做到絕對的自律。而自律的本質來自于“他律”,也就說我們的自律度很大程度上來自對他人態度的顧忌。
所以,每個遠程協作的團隊可以事先達成檢查監督機制的約定。這種約定可以簡化到單純提交工作成果,也可能嚴苛至每小時視頻簽到,完全取決于工作的性質和團隊要達到的目標。 

06.特情處理事先約定
特殊情況如同事生病、受疫情影響、有事要在工作時間離崗等等,這些問題最好都有一個事先的計劃和約定。無法事先列舉的,也可以有一個綜合的解釋機制。 

07.清晰地傳達“隔離時期辦公約定”
通過各種方式,把隔離期間新的工作任務、辦公約定等清晰地傳達給團隊每一個人。疫情期間的遠程辦公,遠程工具操作、協同溝通預定、時間管理,這也是培訓團隊成員“自我管理”一個極好的場景。 另外,由于疫情期間部分商業活動的減少或停止,部分公司、員工的工作任務會有很大變化。建議在隔離辦公期間,除了日常工作,還可以集中資源于:了解客戶需求,開發新的客戶。

在這個非常時期,了解清楚客戶的處境和重點的需求,對于調整產品服務方式是最直接的指導——沒什么比拿起電話和客戶一對一溝通后的結果更加準確。此外,根據行業的實際情況,可以通過價格和服務條款給老客戶切實的優惠,同時更集中地尋找和獲取新客戶。

來源:口述 | 任向暉 | 編輯 | 鐘慧麗 | 值班主編 | 魏一平



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